Czym jest zarządzanie zakupami? Od czego zacząć pracę w zupełnie nowo utworzonym dziale zakupów? Co jeśli moja wcześniejsza praca w żaden sposób nie korespondowała z zakupami biznesowymi firmy a teraz mam zarządzać działem zakupów?

Oto kilka, krótkich porad, od czego zacząć pracę:

01. Po pierwsze zacznij od analizy – co kupujesz?

• wyciągnij dane z systemu (jeśli masz system zintegrowany) nazwa indeksu, wartość zakupów, cena jednostkowa, ilość roczna, nazwa dostawcy etc. – podstawowy raport o wydatkach (spend raport);
• podziel kupowane dobra (produkty, usługi) na kategorie, zacznij od podziału bardzo ogólnego (direct, indirect);
• na niższym poziomie podziel na kategorie asortymentowe – najczęściej po technologii wytwarzania i rynku dostawców (np. opakowania, metale, szkło, usługi profesjonalne, leasingi, administracja, facility management etc);
• w ten sposób tworzysz drzewo kategorii;
• zrób analizę ABC po produktach/usługach (póki co jeszcze nie przejmuj się dostawcami) – na długiej liście kilku tysięcy indeksów posegreguj po największej wartości.

W ten sposób masz pierwszą segregację swoich zakupów. Podział na kategorie i wartość.

02. Po drugie – od kogo kupujesz?

• przydatny będzie ponownie ten sam raport co poprzednio;
• masz już kategoryzację, teraz przypisz wszystkich dostawców do konkretnej kategorii;
• teraz najważniejsze – analiza ABC po dostawcach – od najważniejszych, do najmniej istotnych. Analiza ABC po dostawcach jest ważniejsza niż po produktach. Jest bardzo możliwa sytuacja, że jeden produkt/usługa dostarczany jest przez dwóch lub więcej dostawców, natomiast dla Ciebie  istotne jest którzy dostawcy są najważniejsi bo to z nimi będziesz rozmawiać.

03. Po trzecie dla kogo kupujesz?

• zacznij od przygotowania listy partnerów wewnętrznych (często też nazywanych klientami wewnętrznymi, interesariuszami, stakeholderami etc) jakkolwiek ich nazwiemy są to osoby i jednostki w organizacji dla których realizujemy zakupy;
• następnie znana już wcześniej kategoryzacja ABC tym razem, z podziałem na głównych interesariuszy , czyli ile dla kogo wydajemy (tak jakby dostawca robił sobie podział Pareto na największych klientów);
• w zależności od organizacji, podział wydatków może przebiegać bardzo różnie: np. na business unit, na miasto, na fabrykę, na funkcję w organizacji w końcu nawet na konkretną linię produkcyjna, linię produktów; nie ma jednej zasady, istotne jest, żeby wiedzieć ile czyich pieniędzy wydajemy.

Pozostałe trzy elementy, które należy wykonać rozpoczynając pracę w dziale zakupów poznasz w kolejnej części artykułu Zarządzanie zakupami cz.2