Temat jest o tyle śmieszny, że od lat unikamy słowa „oszczędności” w zakupach biznesowych i zastępujemy je słowem „wartość”. Chcemy być dojrzałą funkcją zakupową dodającą wartość. Podczas gdy w rzeczywistości najważniejszym wskaźnikiem we wszystkich działach zakupów są od lat oszczędności. Również w naszej codziennej pracy przede wszystkim skupiamy się na oszczędnościach, a nie na – dość abstrakcyjnym – dodawaniu wartości.

Natomiast, problem polega na tym, żeby dobrze zdefiniować „oszczędności”, bo jak się okazuje „kawa nie wyklucza herbaty”. Oszczędności w rozumieniu Całkowitego Kosztu Posiadania (ang. TCO – Total Cost of Ownership) zwiększają wartość firmy. Oszczędność bowiem, to nie tylko cena do ceny.

Generowanie Oszczędności w Zakupach – Pięć Dźwigni Oszczędnościowych

Jeżeli zadam Ci pytanie: co robisz w celu generowania oszczędności? Jaka odpowiedź jako pierwsza przyjdzie Ci do głowy? Stawiam dolary przeciw orzechom, że pierwsza odpowiedź jaka pojawiła się w twojej głowie to: negocjacje z dostawcami.

I słusznie, to jest to pierwsza dźwignia oszczędnościowa. Składają się na nią: przetargi, zapytania ofertowe (RFP) benchmarking, negocjacje komercyjne, hedging, indeksacja cen w oparciu o indeksy, zarządzanie bazą dostawców etc.

Kolejne dźwignie to:

• inżynieria wartości (ang. Value Engineering) – czyli zmiany projektowe i jakościowe. Będą to między innymi: zmiana specyfikacji, konstrukcji, surowców, zakresu, zwiększanie żywotności produktów, poprawa produktywności etc. Wszystkie te aktywności wymagają współpracy między zakupami, dostawcami i inżynierami.
• płynność finansowa (ang. Cashflow) – wydłużanie terminów płatności, stosowanie odwróconego faktoringu, budowanie zapasów konsygnacyjnych po stronie dostawcy, Vendor Management Inventory, Tail Spend Management etc.
• optymalizacja procesów – zmiany procesowe i organizacyjne prowadzące do zmniejszenia pracochłonności lub zwiększenia automatyzacji. Wprowadzanie automatyzacji w produkcji lub procesach biurowych (np. eCatalogi), VMI, TSM, zmiana organizacji pracy, stosowanie lepszych narzędzi i metod pracy (nawet szablon RFP to narzędzie).
• zarządzanie popytem (ang. Demand management) – kontrola wydatków, czyli kupuj tyle ile potrzebujesz, wtedy kiedy potrzebujesz, wydawaj pieniądze firmowe jak swoje własne. Flow akceptacyjne na wszelkie wydatki firmowe, konfrontacja faktycznych potrzeb z założeniami, zarządzanie harmonogramem dostaw.

Te i wiele innych strategii zakupowych omawiamy szczegółowo na szkoleniu: